Пишем благодарственное письмо компании-партнеру

Для чего компаниям благодарственные письма?

Во-первых, это считается хорошим тоном – следует благодарить партнера за отлично выполненную работу, выражать надежду на продолжение совместной деятельности, рекомендовать сотрудничество с данной компанией другим организациям. Во-вторых, для компании благодарственное письмо будет хорошей рекламой… но лишь в том случае, если его напишут правильно.

Что же это за жанр такой – благодарственное письмо компании-партнеру? Как оценивать его эффективность? Давайте разберемся.

Для чего нужно благодарственное письмо компании?

Благодарственное письмо компании работает прежде всего на ее имидж, говорит партнерам о надежности и качестве работы ее сотрудников. Оно должно быть написано на фирменном бланке с печатью компании и подписью директора. Текст должен быть официальным, в нем следует освещать аспекты совместной работы – чем больше рабочих моментов описано в тексте, тем лучше для имиджа компании. Всегда лучше описать задачу, сказать, какое решение было применено и чем оно было полезно, чем подробно (а зачастую – «водянисто») рассказывать о том, как складывались рабочие отношения – это охарактеризует ваших партнеров как профессионалов. Но при этом письмо не должно быть слишком длинным, его рекомендуемый объем – один лист. Оптимальный объем благодарственного письма компании – 1000-2000 знаков. Как правило, этого достаточно, чтобы вкратце описать сотрудничество и выделить большинство значимых положительных моментов.

К написанию благодарственного письма компании-партнеру нужно подходить ответственно – от этого текста может зависеть ваше дальнейшее сотрудничество.

О чем написать в благодарственном письме компании?

Разумеется, о том, какие проекты выполнялись, какого объема работы велись, каким требованиям должен был соответствовать результат, насколько он им соответствовал и так далее. Если вас просят о благодарственном письме компании ваши давние партнеры, у вас обязательно найдется материал для его составления.

Если вы все еще не можете себе представить, о чем написать, вспомните в деталях самый яркий и результативный проект, над которым вам приходилось работать вместе, и опишите все положительные моменты сотрудничества на его примере.

Благодарственное письмо компании должно быть особым образом структурировано:

  1. Вступление. Напишите, кому и за что вы хотите выразить благодарность. Обязательно упомяните здесь название компании и ФИО директора. Благодарственное письмо компании пишется от имени директора и его адресатом является директор компании-партнера, не забывайте об этом. Подберите красивую и исчерпывающую формулировку, точно характеризующую ваше сотрудничество. Скажите, насколько ценны для вас услуги партнеров, чего вы добились благодаря им.

  1. Основная часть. Описывайте важные вехи сотрудничества, упоминайте сотрудников, которые отличились в работе. Говорите не только о том, как поняли и решили задачу ваши партнеры, но и о сложившихся доброжелательных отношениях с данной компанией. Уместным будет здесь упомянуть сотрудников компании, которые показали себя как отличные профессионалы. Если в работе были затруднения, пишите о том, как они были преодолены. Списки в подобном письме использовать не стоит, лучше всего разбить основную часть на несколько абзацев, чтобы текст стал более удобным для восприятия.

  1. Заключение. После позитивного текста, отмечающего заслуги компании, необходимо выразить надежду на дальнейшее сотрудничество. Также следует прибавить теплые слова для компании-партнера – уместным будет пожелать процветания, благополучия – всего, что является атрибутом успешной организации.

Каким не должно быть благодарственное письмо компании?

  1. Фамильярным. Очень важно, чтобы оно было написано в официально-деловом стиле. Недопустимы обращения на «ты», жаргонизмы, нежелательно употребление узкоспециализированной лексики. Даже если вы долго работаете вместе и перешли на «ты», благодарственное письмо все равно должно выдерживать деловой тон. Помните – его будут видеть потенциальные партнеры и клиенты, в их глазах необходимо создать соответствующий имидж.

  2. Шаблонным. Никому не понравится «пустое» благодарственное письмо без намека на персонификацию. Если вы рассылаете всем одинаковые письма, меняя только ФИО адресата, с одинаковыми описаниями «плодотворного сотрудничества» и стандартно благодарите за «огромный вклад в работу компании», ни словом не упоминая, каким же был этот вклад и что за услуги скрываются за расплывчатыми определениями, подумайте, приятно ли было бы вам самим получить такое письмо? Какое влияние на имидж оно могло бы оказать? Правильно: практически никакого, а в некоторых случаях даже отрицательное. Вложите немного труда, создайте для каждого партнера свой отзыв! Это покажет, что вы достаточно высоко цените сложившиеся деловые отношения.

  3. С ярко выраженным негативным оттенком. Если вы упоминаете негативный момент сотрудничества, обязательно расскажите, как он был разрешен. Если вы практически не говорите о решении, а заостряете внимание именно на негативных моментах, ваше письмо будет невозможно посчитать благодарственным, а в отдельных случаях с вами даже могут прекратить сотрудничество.

  4. Написанным с ошибками. Орфографические, пунктуационные, речевые и другие ошибки в тексте делового письма недопустимы. Они – показатель низкого уровня культуры отправителя и могут трактоваться как неуважение к адресату. Особенно фатально допустить ошибку в названии компании или назвать директора Иваном Ивановичем, если на самом деле он Иван Николаевич. Выделите несколько минут на то, чтобы перечитать свое письмо, а если хотите, отдайте его на проверку секретарю или корректору. Поверьте, лучше потратить несколько минут на поиск ошибок, чем потом в течение неопределенного времени налаживать пошатнувшиеся из-за нелепых опечаток деловые отношения.

Если вы затрудняетесь с написанием текста благодарственного письма компании, доверьте эту работу профессионалам! Копирайтеры агентства «Контент-Строй» напишут грамотное благодарственное письмо, которым будут гордиться ваши партнеры!

Запись опубликована в рубрике Нестандартный копирайтинг с метками , . Добавьте в закладки постоянную ссылку.

Комментарии запрещены.